La norma UNI 11083:2003 - Documentazione tecnica - Linee guida per la preparazione dei documenti utili per l'attività di istruzione e di addestramento nell'uso dei beni, specifica come il Fabbricante deve redigere le Istruzioni per l'uso e la manutenzione di un prodotto, in modo da garantire che gli utenti siano in grado di utilizzarlo in modo sicuro e corretto, dall'installazione fino al suo smaltimento.

Si tratta nello specifico di linee guida su come le Istruzioni d’uso devono essere strutturate, redatte e presentate per assicurare che siano chiare, complete e facilmente comprensibili dagli utenti.

La norma UNI 11083:2003 è attualmente in vigore, è armonizzata con la Direttiva 2006/42/CE Macchine (cioè se i Fabbricanti di macchine la applicano, si presume conformità dei loro prodotti ai RESS stabiliti dalla Direttiva Macchine) e, come quasi tutte le Norme Tecniche, è ad applicazione volontaria.

Noi comunque consigliamo caldamente ai Fabbricanti di conformarsi a questa norma poiché porta, tra gli altri, i seguenti vantaggi:

✅ Garantisce la sicurezza degli utenti durante l’uso del prodotto, la norma aiuta a prevenire incidenti e danni causati da un uso improprio del prodotto

◼ Riduzione dei Rischi – si minimizzano i rischi associati all'uso improprio del prodotto

✅ Facilita le operazioni di manutenzione ordinaria e straordinaria

◼ Conformità Normativa - aiuta le aziende a conformarsi alle Leggi e agli standard internazionali di sicurezza

✅ Migliora la qualità del prodotto, la norma aiuta a garantire che il prodotto sia utilizzato correttamente, massimizzandone le prestazioni e la durata

◼ Riduzione degli Errori - Istruzioni chiare riducono gli errori nell'uso dei prodotti

✅ Diminuisce i costi di assistenza post-vendita, la norma aiuta a ridurre i reclami e le richieste di assistenza da parte degli utenti

◼ Riduzione dei costi di assistenza - meno richieste di assistenza tecnica grazie a istruzioni chiare e complete

✅ Migliora l’immagine aziendale, la conformità alla norma dimostra l'attenzione dell'azienda alla sicurezza dei propri clienti e alla qualità delle Istruzioni

◼ Aumento della Soddisfazione del Cliente – i clienti sono più soddisfatti grazie a Istruzioni utili, facili da comprendere e seguire

◼ Miglioramento della Reputazione - migliore reputazione dell'azienda grazie alla qualità della Documentazione Tecnica.

Riepilogando possiamo dire che la UNI 11083:2003 è fondamentale per i Fabbricanti di beni perché garantisce che gli utenti possano utilizzare i prodotti in modo sicuro e funzionale, riducendo al minimo il rischio di errori o incidenti dovuti a Istruzioni poco chiare o incomplete.

ATTENZIONE

La norma UNI 11083:2003 si applica alle istruzioni per l’uso di beni e prodotti, NON a manuali organizzativi e/o procedure aziendali.

 

I FOCUS DELLA NORMA UNI 11083:2003

Questa norma è molto importante e articolata, per semplicità ti elenchiamo i punti salienti che ti serve ricordare:

▶ Struttura delle istruzioni, la norma definisce come devono essere organizzate le istruzioni, incluse sezioni specifiche come la descrizione del prodotto, le istruzioni di installazione, l'uso corretto, la manutenzione e la risoluzione dei problemi; i programmi di addestramento devono essere specifici per il prodotto e devono coprire tutte le operazioni che l'utente deve compiere per un uso sicuro, dall'installazione alla manutenzione ordinaria e straordinaria, fino allo smaltimento

▶ Chiarezza e comprensibilità, vengono forniti criteri per garantire che le istruzioni siano scritte in un linguaggio semplice e comprensibile, evitando termini tecnici non necessari e fornendo spiegazioni chiare per ogni procedura affinché possa essere compresa anche dagli utenti meno esperti; devono essere usati linguaggi e termini appropriati al target di riferimento e occorre fornire informazioni accurate e prive di ambiguità

▶ Formattazione e presentazione, la norma offre indicazioni sulla formattazione delle istruzioni, inclusi suggerimenti su come utilizzare titoli, sottotitoli, elenchi puntati, immagini, esempi, figure e diagrammi per rendere il documento più leggibile e facile da seguire

▶ Traduzioni, per i prodotti destinati a mercati internazionali, la norma specifica che le istruzioni devono essere tradotte nelle lingue dei Paesi di destinazione, garantendo che la qualità della traduzione mantenga la stessa chiarezza e precisione del testo originale

▶ Aggiornamenti e revisioni, la norma sottolinea l'importanza di mantenere le istruzioni aggiornate, riflettendo eventuali modifiche al prodotto o miglioramenti nelle procedure di utilizzo e manutenzione.

Sinteticamente possiamo dire che gli obiettivi della norma UNI 11803:2003 sono:

✅ Perseguire la Sicurezza, cioè garantire che gli utenti possano utilizzare i prodotti in modo sicuro, comprendendo in modo chiaro le Istruzioni d’uso per evitare incidenti e danni

✅ Garantire l’Efficacia, assicurare cioè che le istruzioni siano sufficientemente dettagliate per consentire un utilizzo efficace e ottimale del prodotto

✅ Perseguire la Conformità, fornire cioè un quadro di riferimento per rispettare le Leggi vigenti riguardanti la Documentazione Tecnica e le Istruzioni per l'uso.

 

UN ESEMPIO PER CAPIRE MEGLIO

Ti lasciamo un esempio di come devono essere organizzate le Istruzioni secondo la norma UNI 11083:2003:

1️⃣ Struttura delle Istruzioni

• Titolo e Sommario, indicazione chiara del contenuto del documento

• Introduzione, spiegazione dell'obiettivo delle Istruzioni e delle principali caratteristiche del prodotto
• Descrizione del prodotto, dettagli sul prodotto, inclusi componenti, funzionalità e specifiche tecniche
• Installazione, Istruzioni dettagliate su come installare il prodotto correttamente
• Uso, indicazioni su come utilizzare il prodotto in modo corretto, inclusi avvertimenti e precauzioni
• Manutenzione e Pulizia, procedure per la manutenzione regolare e la pulizia del prodotto per garantirne la durata e la funzionalità
• Risoluzione dei problemi, suggerimenti per identificare e risolvere problemi comuni
• Smaltimento, istruzioni per lo smaltimento sicuro ed ecologico del prodotto

2️⃣ Chiarezza e Comprensibilità

• Linguaggio, utilizzo di un linguaggio semplice e diretto, evitando tecnicismi non necessari
• Struttura logica, organizzazione delle informazioni in modo logico e sequenziale
• Evidenziazione delle informazioni importanti, uso di grassetto, corsivo, colori e simboli per evidenziare informazioni cruciali

3️⃣ Formattazione e Presentazione

• Layout, disposizione chiara e leggibile del testo e delle immagini
• Tipografia, scelta di font leggibili e dimensioni del testo adeguate
• Immagini e diagrammi, uso di illustrazioni e diagrammi per supportare e chiarire le istruzioni scritte

4️⃣ Traduzioni

• Multilingua, preparazione delle istruzioni in tutte le lingue necessarie per i mercati di destinazione
• Qualità delle traduzioni, assicurare che le traduzioni mantengano la stessa chiarezza e precisione del testo originale

5️⃣ Aggiornamenti e Revisioni, la norma specifica che le Istruzioni devono essere riviste e aggiornate regolarmente

• Procedure di revisione, stabilire procedure per la revisione periodica delle istruzioni, includendo feedback da parte degli utenti
• Gestione delle versioni, mantenere un sistema di gestione delle versioni per tracciare modifiche e aggiornamenti.

Come hai visto, questa norma è molto generosa, e fornisce anche:

✅ Suggerimenti su vari strumenti di supporto da utilizzare per migliorare la qualità delle Istruzioni, come l’uso di check-list, l’applicazione di revisioni incrociate e la conduzione di test di usabilità

✅ Suggerimenti tipografici e grafici su font, dimensioni del testo, spaziatura o su come creare e usare immagini, simboli e diagrammi a supporto del testo

✅ Esempi e modelli per aiutare i Comunicatori Tecnici a creare Manuali di istruzioni efficaci e conformi, come esempi di Istruzioni ben fatte da usare come riferimento, modelli di documenti che possono essere adattati e usati per diversi tipi di prodotti.

 

CONCLUSIONI

La norma UNI 11083:2003 è una risorsa preziosa per le aziende che fabbricano beni, e rappresenta una guida fondamentale per quelle che desiderano fornire ai propri clienti Istruzioni per l'uso di elevata qualità, migliorando sia la sicurezza che l'efficacia nell’utilizzo dei propri prodotti.

La conformità a questa norma offre numerosi vantaggi alle aziende, poiché contribuisce significativamente a ridurre i rischi di uso improprio, aumentare la soddisfazione del cliente, migliorare l’immagine aziendale, ridurre i costi di assistenza post-vendita.

La UNI 11083:2003 è molto dettagliata e per adottarla richiede un certo impegno iniziale nella formazione del personale e nella revisione dei processi di redazione delle Istruzioni, ma i benefici a lungo termine ne fanno un investimento che consigliamo vivamente.

Sei un Fabbricante di beni e desideri fornire Manuali di istruzioni conformi alla UNI 11083:2003 e all’altezza della tua immagine?

Contattaci, ci pensiamo noi!

 

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