Quando andiamo in visita dai clienti o dai potenziali tali, ma anche nel nostro quotidiano, abbiamo sempre con noi il nostro utile e prezioso Block notes.
“Sai che notizia…” starai pensando.
Eppure è proprio così, per chi fa il nostro mestiere il Block notes non è solo un quaderno con all’interno dei fogli su cui scrivere, ma è molto di più: un vero e proprio strumento di lavoro al pari della fotocamera e della videocamera.
La parte iniziale di un progetto di comunicazione tecnica, che si tratti ad esempio della redazione di un manuale istruzioni o di un catalogo ricambi, comincia con la raccolta delle informazioni di partenza: la fase di presa degli appunti è fondamentale perché è anche da quelle poche righe che rileggeremo successivamente che nasceranno procedure di montaggio e smontaggio, istruzioni per l’installazione, istruzioni per l’uso in sicurezza, la tutela della salute ed altre informazioni di primaria importanza.
METODI SMART PER PRENDERE APPUNTI
Come fare dunque per essere produttivi, efficaci ed efficienti mentre si scrivono in real time gli appunti?
Esistono diversi metodi di note taking che aiutano proprio a raggiungere questi obiettivi. Non esiste una tecnica migliore o peggiore, ognuno di noi deve provare e testare per capire quale è la migliore per sé: alcuni metodi prediligono l’attivazione della memoria visiva, altri pongono il focus sulle interrelazioni tra gli argomenti, altri ancora su ciò che è più importante rispetto al resto.
Le tecniche di note taking che noi utilizziamo di più e che ti suggeriamo, sono queste:
📌 Metodo RAPID LOGGING (Registrazione rapida)
E' il metodo che deriva dal BuJo (Bullet Journal) e che permette di prendere gli appunti categorizzandoli attraverso delle icone in base alla legenda di significati che hai precedentemente deciso.
Si tratta di un metodo di riconoscimento visivo ed è molto comodo perché non esistono icone standard, ognuno può decidere un set di icone proprio, in base alle personali necessità e a come si trova più comodo.
👉 Serve a: semplificare e velocizzare la categorizzazione, e il successivo riconoscimento, del contenuto degli appunti.
📌 Metodo CORNELL
E' il metodo che permette di schematizzare e sintetizzare agevolmente ingenti quantità di informazioni, suddividendole in spunti a cui collegare il recupero dalla memoria, informazioni di approfondimento, ed un eventuale sommario per i punti chiave.
Si tratta di un metodo che separa graficamente il foglio in due colonne di dimensioni diverse: quella a destra più larga, per accogliere gli appunti più dettagliati; quella a sinistra più stretta, in cui scrivere brevi note di riepilogo, parole chiave o titoli relativi alle note più ampie inserite nella parte destra. Se lo si desidera si può aggiungere anche un sommario finale con i punti salienti da ricordare.
👉 Serve a: raccogliere tante informazioni in modo ordinato, garantendo al contempo un ottimo modo di individuare velocemente gli argomenti principali durante la rilettura, ed approfondirli in base alla necessità.
Il metodo Cornell può eventualmente essere utilizzato in concomitanza con il metodo Rapid Logging.
📌 Metodo MIND MAPPING
E' il metodo che sta alla base dell’applicazione delle Mappe Mentali e che permette di visualizzare dall’alto e in modo grafico le relazioni esistenti tra un argomento centrale principale e differenti argomenti, e dei singoli argomenti tra loro.
Si tratta di un metodo che utilizza la memoria visiva poiché in grado di richiamare concetti e informazioni collegati all’immagine memorizzata. Di norma il tema principale viene messo al centro incorniciato da un cerchio, e man mano a corollario si sviluppano in modo gerarchico e/o associativo i temi secondari, anch’essi incorniciati da cerchi.
👉 Serve a: avere una visione panoramica dei temi trattati, delle relazioni che intercorrono tra un tema principale ed uno secondario, delle interrelazioni dei temi secondari tra loro, permettendo al contempo di andare più in profondità su ciascun tema.
PRENDERE APPUNTI A MANO VS PRENDERE APPUNTI SU SUPPORTI DIGITALI
Le tecniche che ti abbiamo mostrato possono essere messe in atto sia scrivendo gli appunti a mano, sia scrivendoli su supporti digitali come tablet e smartphone.
Noi però preferiamo scrivere gli appunti manualmente su carta, e sai perché?
Una ricerca dell’Università di Tokio ha fatto emergere come scrivere gli appunti a mano permetta non solo di essere più veloci, ma anche di apprendere di più e quindi di ricordare meglio ciò che si è elaborato.
Infatti, scrivendo fisicamente su carta si attiva, grazie alle sensazioni tattili provate, una parte del cervello che induce la persona a elaborare sul momento ciò che sta scrivendo, riuscendo ad attribuirgli uno spazio ben definito non solo nella propria memoria ma anche sul foglio stesso. Cosa che invece accade più raramente quando si scrive su supporti digitali, poiché il luogo in cui si scrivono gli appunti è virtuale e quindi di fatto le informazioni che stiamo scrivendo non vengono allocate in un posto ben preciso, ma in un posto “liquido” e questo aspetto arriva ad incidere negativamente sulla capacità di recuperare le informazioni dalla nostra memoria (ricerca dell'Università di Tokyo).
CONCLUSIONI
Prendere appunti non è dunque una questione da sottovalutare, ed è parte integrante del nostro lavoro sia di Comunicatori tecnici che di Redattori tecnici (Technical Writers).
Hai capito ora perché teniamo così tanto al nostro Block notes?!
Non è solo bello, è anche prezioso 😉
Buona scrittura!