La norma IEC IEEE 82079-1:2019 – Preparazione di istruzioni, struttura, contenuto e presentazioni è uno standard internazionale che fornisce linee guida per la progettazione e redazione di Manuali di istruzioni per l'uso dei prodotti, ed è stata sviluppata congiuntamente dagli Enti di normazione IEC (International Electrotechnical Commission), IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) e ISO (International Organization for Standardization).
Sostituisce la IEC 82079-1:2012 e stabilisce nel dettaglio i requisiti per la struttura, il contenuto e la presentazione dei Manuali di istruzioni per l’uso.
La IEC IEEE 82079-1:2019 viene usata in diversi settori industriali e tecnologici perché aiuta a standardizzare l'approccio alla progettazione e redazione delle istruzioni per l’uso, migliorando la coerenza e la qualità delle informazioni fornite agli utenti:
l’obiettivo principale infatti è garantire che il Manuale di istruzioni per l’uso che accompagna un prodotto sia chiaro, comprensibile e facilmente utilizzabile da chi ne usufruisce (operatore, consumatore).
ATTENZIONE
Realizzare le istruzioni per l’uso NON significa soltanto impaginarle!
Significa anche progettarne i contenuti tenendo conto ad esempio del funzionamento del prodotto, dei rischi residui provenienti dalla Valutazione dei rischi svolta precedentemente, delle prescrizioni derivanti dalle direttive europee di riferimento per quel prodotto.
Significa usare un linguaggio che semplifichi la comprensione di contenuti complessi, illustrazioni grafiche che non lascino spazio a dubbi, traduzioni pertinenti col settore di riferimento.
Il tutto va svolto seguendo le indicazioni fornite da apposite norme tecniche (come la IEC IEEE 82079-1:2019) che garantiscono di aver fatto le cose bene!
I FOCUS DELLA NORMA IEC IEEE 82079-1:2019
Questa norma tecnica è ampiamente utilizzata da Fabbricanti, Comunicatori Tecnici, Redattori Tecnici e Professionisti del settore che si occupano come noi della progettazione e redazione di Manuali di istruzioni.
Scegliere di seguire la 82079-1:2019 aiuta a garantire che le istruzioni per l’uso siano di elevata qualità, e forniscano in modo conforme le informazioni necessarie per l'uso efficace e in sicurezza di un prodotto.
Non a caso la norma fornisce indicazioni chiare e precise su tanti aspetti imprescindibili delle Istruzioni per l’uso come:
1. Definizione del target di utenti, richiede che il manuale di istruzioni sia progettato considerando il pubblico di destinazione, tenendo conto del livello di conoscenza, competenza e abilità
2. Struttura del manuale, fornisce linee guida sulla struttura del manuale, che dovrebbe includere sezioni come avvertenze di sicurezza, descrizione del prodotto, istruzioni per l'uso, manutenzione e risoluzione dei problemi
3 Contenuti del manuale, stabilisce i requisiti per i contenuti che devono essere inclusi nel manuale di istruzioni; questi possono includere informazioni sulla sicurezza, l'installazione, l'uso corretto del prodotto, la manutenzione, la risoluzione dei problemi e le avvertenze specifiche
4. Strumenti e supporti, incoraggia l'uso di strumenti e supporti aggiuntivi per migliorare l'usabilità del manuale di istruzioni; ciò può includere l'uso di glossari, indici, tabelle, elenchi puntati, icone e simboli, e altre caratteristiche che semplificano la navigazione e l'individuazione delle informazioni nel manuale
5. Chiarezza e comprensibilità, richiede che il testo sia chiaro, conciso e facilmente comprensibile; inoltre, incoraggia l'uso di grafici, illustrazioni e altre forme di supporto visivo per migliorare la comprensione delle informazioni
6. Accessibilità, sottolinea l'importanza di rendere i manuali di istruzioni accessibili a tutte le persone, inclusi coloro che hanno disabilità o limitazioni sensoriali; suggerisce l’utilizzo di tecniche come l'uso di testo in grande, il contrasto adeguato, la descrizione di immagini e grafici per utenti non vedenti o ipovedenti, e l'accessibilità delle informazioni per utenti con disabilità cognitive
7. Istruzioni per la sicurezza, sottolinea l'importanza di fornire avvertenze di sicurezza adeguate e precise, al fine di ridurre i rischi per gli utenti durante l'uso del prodotto
8. Traduzione e localizzazione, fornisce indicazioni sulla traduzione in altre lingue e sulla localizzazione dei contenuti del manuale di istruzioni, al fine di mantenere la coerenza e l'accuratezza delle informazioni
9. Documentazione associata, fa riferimento anche alla documentazione associata che può essere inclusa insieme al manuale di istruzioni, come ad esempio schede tecniche, certificati di conformità, avvisi di sicurezza e altri documenti rilevanti; suggerisce inoltre linee guida per la presentazione e l'organizzazione di tali documenti
10. Gestione del ciclo di vita dei manuali, enfatizza l'importanza di gestire il ciclo di vita dei manuali di istruzioni attraverso il loro aggiornamento regolare; così si garantisce coerenza con le modifiche apportate al prodotto nel corso del tempo (Es. nuove funzionalità, aggiornamenti di sicurezza, modifiche di design)
11. Responsabilità del Fabbricante, sottolinea la responsabilità del Fabbricante nell'assicurarsi che i manuali di istruzioni siano corretti, chiari e completi; essi devono essere sviluppati in conformità con la norma e con tutte le leggi e regolamentazioni applicabili, comprese quelle relative alla sicurezza del prodotto.
IEC IEEE 82079-1:2019 E RESPONSABILITÀ DEL FABBRICANTE
Gli obblighi specifici per un Fabbricante variano a seconda del settore, del Paese e dei Requisiti Essenziali di Sicurezza (RES) applicabili ai suoi prodotti e definiti dalle Leggi Europee.
La norma IEC IEEE 82079-1:2019 definisce in ogni caso responsabilità comuni in capo al Fabbricante relativamente alla preparazione dei Manuali di istruzioni per l’uso, tra le quali ci preme ricordare:
▶ Documentare il processo di preparazione dei manuali, i Fabbricanti devono documentare il processo di preparazione dei manuali di istruzioni, inclusi i metodi utilizzati per raccogliere, organizzare e presentare le informazioni; tale documentazione può essere richiesta per dimostrare la conformità alle norme e per scopi di tracciabilità
▶ Assicurare conformità a leggi e regolamenti europei, i Fabbricanti devono rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili in relazione alla documentazione dei prodotti; ciò può includere norme specifiche del settore, requisiti di sicurezza ecc.
▶ Fornire manuali di istruzioni chiari e completi, questo implica la fornitura di informazioni dettagliate sull'uso, l'installazione, la manutenzione, la risoluzione dei problemi e la sicurezza del prodotto
▶ Includere avvertenze di sicurezza, i Fabbricanti devono fornire avvertenze di sicurezza adeguate e appropriate nel manuale di istruzioni; esse dovrebbero identificare i potenziali rischi associati all'uso del prodotto e fornire informazioni su come mitigare tali rischi
▶ Aggiornare e manutenere i manuali, i Fabbricanti devono tenere traccia delle modifiche apportate al prodotto nel corso del tempo e riflettere tali modifiche nei manuali; è importante soprattutto nel caso di modifiche al prodotto che vanno a influenzare la sua sicurezza o il suo corretto uso
▶ Valutare la conformità, i Fabbricanti devono valutare la conformità dei loro manuali di istruzioni alla norma EN IEC IEEE 82079; ciò può comportare la revisione interna dei manuali, l'uso di test di usabilità o la consultazione di esperti di Documentazione Tecnica come noi :)
CONCLUSIONI
Come spesso accade, quando si ignora (non si conosce) una cosa non si è in grado di valutare appieno ciò che vi sta dietro (in questo caso competenze, conoscenze, criticità, tempistiche), e si dà per scontato di poter fare da sé.
Il Manuale di istruzioni per l’uso ne è un purtroppo un esempio perché, ancora oggi, non gli si dà il valore importante che ha:
viene visto da alcuni Fabbricanti come una scocciatura burocratica a cui far fronte (“Meno tempo e soldi gli dedico, meglio è”), oppure come un mero libretto allegato a un prodotto dagli utilizzatori (“Le istruzioni? Non le leggo mai”).
La norma IEC IEEE 82079-1:2019 è una delle norme che ci ricorda che le Istruzioni non sono solo un libretto, bensì un documento di prodotto spesso obbligatorio per Legge che rappresenta anche un dispositivo di sicurezza a tutti gli effetti.
La IEC IEEE 82079-1:2019 è una guida approfondita per la preparazione del Manuale d’uso di un prodotto, e aiuta i Fabbricanti a garantire che i propri manuali siano correttamente realizzati, conformi alle richieste di Legge, migliorando al contempo la sicurezza, la fruibilità e l'esperienza complessiva degli utenti nell'interazione con i prodotti.
Questo significa che non ci si può improvvisare nella redazione di un Manuale di istruzioni, ma accorre affidarsi a mani competenti.