Lavorando ogni giorno con Uffici Tecnici, Acquisti e Qualità, ci viene spesso chiesto: è obbligatorio consegnare il Manuale d'Uso della macchina in formato cartaceo al Cliente? O è possibile anche solo nel formato PDF?
Come previsto dalla Direttiva Macchine n. 2006/42/CE, prima dell'immissione sul mercato o della messa in servizio della macchina, il Fabbricante ha l'onere di redigere il Manuale delle Istruzioni per l'Uso: questo è parte più in generale delle "Istruzioni per l'Uso" del macchinario.
Le Istruzioni per l'Uso sono costituite da:
◾ il Manuale;
◾ le scritte e/o segnaletica applicate sulla macchina;
◾ tutti gli altri mezzi di informazione predisposti dal fabbricante (ad esempio filmati, ecc.).
Questi strumenti trasmettono all'Utilizzatore finale le informazioni per l'uso in sicurezza del macchinario. Il contenuto non deve riguardare soltanto l'uso, ma deve anche tener conto di quello scorretto prevedibile, emerso della Valutazione dei Rischi. Deve analizzare tutte le fasi del prodotto, a partire dalla messa in opera e manutenzione fino alla messa fuori servizio e demolizione.
La redazione delle istruzioni deve essere sintetica, di facile comprensione e impiego, oltre che adeguata al pubblico a cui si rivolgono: nel caso di Utilizzatori 'non professionali' occorre evitare una terminologia tecnica troppo specialistica, e piuttosto integrare simboli e pittogrammi.
Il Fabbricante o il suo Mandatario si assumono la responsabilità di fornirle nella o nelle lingue comunitarie ufficiali dello Stato membro in cui la macchina è immessa apponendovi la dicitura "Istruzioni originali" o, qualora non sia possibile, traducendole nella lingua del paese in cui verrà utilizzata ("Traduzione delle istruzioni originali") per consentire di verificarne l'accuratezza della traduzione in caso di dubbio.
Quindi…CARTA o DIGITALE?
All'interno della guida ufficiale DIRETTIVA MACCHINE 2006/42/CE non è specificata la forma da dare al Manuale. È però una circostanza implicita che tutte le istruzioni in tema di sicurezza e salute debbano essere fornite in formato cartaceo, in quanto non si può dare per scontato che l'utilizzatore abbia accesso ai mezzi per leggere le istruzioni fornite in formato elettronico o rese disponibili su un sito Internet.
Questa logica nasce dal momento che, nel 2006, l'utilizzo di Internet e di altri formati digitali non era ancora così diffuso e accessibile come lo è oggi e l'unica opzione sempre praticabile per mettere nelle condizioni di visualizzarle era quella di fornire una versione stampata.
Ad oggi possiamo definire il Manuale, in formato elettronico o su Internet, utile per consentire all'Utilizzatore di scaricarlo o di recuperarlo se la copia cartacea è andata perduta. Questa pratica consente anche agevolmente di fare aggiornamenti quando necessario, salvo casi di Manuali "custom" per uno specifico macchinario o impianto.
Un ulteriore conferma arriva dalla norma armonizzata ISO EN 12100 del 2010 al paragrafo 6.4.5.3 che al punto 'e' specifica: "Durata e disponibilità dei documenti: i documenti che forniscono istruzioni per l'uso dovrebbero essere prodotti in una forma durevole (vale a dire dovrebbero resistere a una manipolazione frequente da parte dell'utilizzatore). Può essere utile contrassegnarli con la dicitura "conservare per successiva consultazione". Laddove le informazioni per l'uso siano conservate in formato elettronico (per esempio CD, DVD, nastro) le informazioni relative ad aspetti della sicurezza che richiedono un'azione immediata devono essere sempre corredate da una copia cartacea immediatamente disponibile."
Qualcosa sta cambiando!
Secondo Eurostat nel 2019 la quota delle famiglie europee con accesso a Internet è salita ad oltre 90% e proprio quell'anno è stata pubblicata la norma EN ISO 20607, allineata con la norma EN ISO 12100, che indica di fornire il Manuale di Istruzioni nella forma concordata con il Cliente (tra le varie forme possibili, sia il formato cartaceo che quello digitale).
🔥 E c'è di più: a partire dal 20 gennaio 2027 si applicherà obbligatoriamente il Regolamento Macchine (UE) 2023/1230 in sostituzione della Direttiva Macchine 2006/42/CE. Questo riconosce l'evoluzione e la diffusione digitale, e consente di fornire il Manuale anche solo in versione digitale.
Anche se non ancora chiaro il significato puntuale di 'versione digitale' (chiavetta USB? disponibile in Cloud? PDF inviato per PEC? ecc.), intanto prepariamoci al meglio per questa novità!
Il Regolamento è una norma vincolante applicata in tutti i suoi elementi che entra in vigore lo stesso giorno in tutti i Paesi nell'intera Unione Europea, senza la necessità di un suo recepimento mediante disposizioni normative nazionali. Il legislatore non apporta infatti modifiche al testo originale mediante l'atto normativo nazionale, evitando quindi difficoltà di commercializzazione e recepimenti temporali diversi tra i vari Paesi.
Nel caso di Istruzioni per l'Uso fornite in formato digitale, raccomanda al Fabbricante di:
👉 indicare sulla macchina, oppure, ove ciò non sia possibile, sull'imballaggio o in un documento di accompagnamento, le modalità di accesso alle istruzioni,
👉 presentare le istruzioni in un formato che consenta all'utilizzatore di stamparle, scaricarle e salvarle su un dispositivo elettronico per potervi accedere in qualsiasi momento,
👉 renderle accessibili online durante il ciclo di vita previsto della macchina o del prodotto correlato e per un periodo di almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato della macchina. Se l'utilizzatore lo richiede al momento dell'acquisto, il Fabbricante dovrà fornire gratuitamente le istruzioni in formato cartaceo entro un mese,
👉 optare per il digitale al fine di semplificare l'esperienza di visualizzazione, prestando attenzione alla durata, alla densità di informazioni e alla complessità delle sequenze.
Gli utilizzatori non devono sentirsi sopraffatti dal digitale, a maggior ragione nel caso di 'non professionali': in questo caso il Fabbricante dovrà redigere in formato cartaceo le informazioni essenziali per utilizzare in modo sicuro la macchina.
Conclusioni
I vantaggi che porterà il nuovo Regolamento?
✅ stabilire una comunicazione più efficace
✅ dissipare l'ipotesi di smarrimento e deterioramento irreversibili
✅ aumentare la fidelizzazione grazie alla User Experience in linea con la digitalizzazione
✅ ridurre il costo e l'impatto ambientale della manualistica in formato cartaceo
Oltre a questi, ad oggi tanti aspetti devono essere però ancora chiariti.
❓ Un quesito fondamentale da verificare riguarda la valutazione di un incidente o infortunio: come dimostrare davanti al giudice, da parte dell'infortunato, di aver avuto accesso in modo inequivocabile alle informazioni di sicurezza?
❓ E poi, per i restanti manuali esclusi dalla Direttiva Macchine 2006/42/CE, "potrebbe" essere sufficiente una forma digitale, verificando settore per settore, oppure no?